「情報は一冊のノートにまとめなさい」が面白そう。メモの一元化で資料整理とさよならしよう。

ということはありませんか？

Excelやメモ帳や、アナログのノートなどに情報をまとめればまとめるほど、捜しづらくなる。とにかく情報をすぐに見つけたい。

…ほんと、資料整理って難しくないですか？

せっかくメモしたのに、活用できないなんて、勿体無い…。

なので、どう情報をまとめるべきなのか？悩んでいるなら、「情報は一冊のノートにまとめなさい」の方法が参考になります、という記事です。

まず情報は一元化した方がいい

情報をまとめる場所を、PC、スマホ、各ノート、手帳、日記など分ければ分けるほど、見つからなくなる。

また、カテゴリー分けを行っても、分けきれずやがて破綻する。

ノートを分ける、デジタル、スマホなど情報を分けるのは破綻の元。情報は一冊のノートにまとめた方がいい。

というノート術の本を読みましたが、まさにその通り。とにかく仕事で、資料がすぐに見つけられないのが、ほんとに困ってます。

とはいえ、実質、筆者の仕事では、アナログノート一冊にまとめるのはできないため、考え方や使えるテクニックを活かすことにします。

プライベートは、なるべくアナログノート1冊にまとめる方向です。

100円ノートで気軽に書く

前提として、100円くらいの出来るだけ安価なノートを使います。サイズは、A4の資料を貼りやすいA5、A6サイズがおすすめです。

安価なノートにする理由は、ラフに使えるからです。

ちょっと良いノートを買ってしまうと書くことに躊躇しませんか？

そして、勿体無いと思って、結局使わない。

ＭＤノート、ほぼ日ノートを持ってますが、どうしても綺麗に書こうという意識が働きます。

あとは切ったり貼ったりできないし、ラフに使えない。

読書ノートも、綺麗にまとめようという意識が高いと、溜まってしまって、つけず終いになることも多いです。

とはいえ、ここで問題があります。

私は万年筆で書きたい。だから裏移りしないノートがいい！

そのため、万年筆に向いてるノートの中から、比較的安価なノートを今後使うことにしました。

そして、今あるダブついてる既存のノートを使い切ったらにします。

子どもにもノート術を試すので、子どもはどこでも手に入るコクヨのキャンパスにしました。

自分用にカスタマイズする

安価なノートを使って情報を一括にまとめるので、レシート、チラシなども切ったり貼ったりします。

果てはノートでポケットを作ったり、ポストイットのノリで付箋として貼り付けたりなど。

カスタマイズしながら、自分が使いやすい方法を模索していくと楽しめそうです。

私が、試してみたいことは

・表紙のデコレーション
・描きたいアイコンの一覧を作る
・デコ文字の一覧を作る
・略字、タグ一覧

など。一覧を作って、ポストイット糊で付箋化して、身につくまで常に見るなどします。

手帳との違い

いま、ほぼ日手帳を使ってます。

一日一ページ方式ですが、手帳は、ページ数に制限があるのが、縛りになるんですよね。

1日1ページを半分だけ固定という方式にしてますが、ページ数制限は、どうしてもあります。

ほぼ日手帳は行動記録+絵日記にし、それ以外は一冊のノートにまとめる方法に切り替えることにしました。

もうこの時点に一冊になってない！となってますが、ほぼ日手帳は好きなので、今年は2冊体制にします。

取り入れたい内容

仕事上、残念ながら一冊のアナログノートにまとめるのはできません。そのため、活用出来る部分だけ取り入れます。

デジタルインデックスを作る

まずはデジタルインデックスを作ること。

デジタルインデックスは、一冊のノートにまとめない場合も有効です。

デジタルインデックスを作っておけば、散らばった情報も少しは探しやすくなるはずです。

会社の散らばった資料をまとめる時間はなくても、デジタルインデックスなら工数が少なくてすみます。既存の資料も少しでも情報を見やすくするために、活用します。

仕事では、PC内のフォルダ分けも上手くいっておらず、Excelもシートを作りすぎて行方不明。

一番の敗因は、カテゴリー分けを使用するところなのはわかっているんですよね。でも、カテゴリー分けしないと捜せないというジレンマもあり、資料を整理するのが嫌になってしまいます。

デジタルインデックスで、まずカテゴリー分けをやめるところから始めます。

注意が必要なのは、カテゴリーで分けるのはなく、後で探しやすくするためのタグをつけるのがポイントです。

日付で管理

原則として、時系列で管理をします。そして、見出しは、日付にします。

日付管理は楽ですね。ページ番号はつい入れ忘れてしまいますが、日付は必ず入れます。

また、イベントごとや季節感などある情報の場合、日付で遡っていく方が楽です。

タグ付け

タグ付けは、カテゴリー分けではなく、明らかに決まった項目がある内容にタグをつけます。

増やしすぎる危険性があるので、あらかじめ決めた範囲で運用した方がいいですね。

私は、ブログ、読書、イラスト、健康、子育て、片付け、英語でタグを作ります。

タグリストを作り、自分の中のルールを決めてつけていきます。

ポストイットノリの活用

なんでも付箋にできるポストイット糊を活用して、気なる内容は、ノートどんどん貼っていきます。

ポストイット糊の存在を今まで知らなかったです。

なんでもマスキングテープで貼ってましたが、ポストイット糊の方が見た目もスッキリするし、ノートの代替えに便利そうです。

子どもにもおすすめ

情報は一冊のノートにまとめる方法は、子どもにこそおすすめだと思います。

余ってるノートがあれば是非活用してみましょう。

とはいえ、なかなか子どもにノートを記入させるのが難しい。

いわゆる目的が明確ではないと、書くまでは行かないです。

まとめ

どこに何を書いたのか忘れてしまった。メモをとっても活用できてないという人に、おすすめなのが「情報は一冊のノートにまとめましょう。」という方法。

情報をまとめるにあたって、私が取り入れたいのは、次の内容です。

デジタルインデックスと、タグ付けは、一冊にまとめない場合でも、後から情報を探せるので有効です。

立ち位置として、ほぼ日は習慣化、行動記録＋絵日記がメイン。それ以外はノートにまとめることにします。

また、仕事ではアナログノート一冊にまとめるのは無理ですが、デジタルインデックスとタグづけで、資料を簡単に探せるようにします。だけでも今後役に立ちそうです。