データ整理が苦手な３つの理由！なぜなのか？理由と解決方法は？

そんな悩みを抱えていませんか？

増え続けるExcel、Word、テキストファイル、そして増殖するブックマークとフォルダ…。

データを保存すればするほど、「これ前もメモしたはずなんだけど、どこにあるかわからない」と捜せない。

筆者の仕事は、細かい情報を効率よく保存し、瞬時に出すことが求められるのですが、データ整理が本当に苦手で行方不明になってしまい困ってます。

ということで、データ整理が苦手な理由と解決策を解説する記事です。

「情報は一冊のノートにまとめなさい」というノート術の本で、ノートをデジタルインデックスにまとめる方法が紹介されていました。それをPC内のデータでも活用した内容です。

データ整理が苦手な３つの理由

データ整理が苦手になるのは、次の理由からです。

１　カテゴリー分けで破綻するのが大きな理由

データ整理が苦手になるのは、カテゴリー分けをするからです。

初めにカテゴリーを決めますよね？

そのうち、仕事内容にもよりますが、大体どのカテゴリーにも入らないデータが出てきます。必ずです。

そうした時に、２択として
・「その他」に入れる
・カテゴリーを増やす
のどちらかになります。

その他だと、その他ばっかりがやがて膨れ上がり、全く資料整理できないことになります。かといってカテゴリーを増やせば収集がつかなくなります。

さらにどっちにも所属出来るカテゴリーも出てきます。

膨れ上がるExcelのシート

カテゴリーで分けられなかったデータのために、シートを増やしすぎて、どんどん訳がわからなくなりました。

また、シートごとの分類があやふやで捜すこともできません。

埋もれます。

そうして、大きいカテゴリーのExcelのブックを作り、そこにまた細かくシートを作るという悪循環に！

２．資料を分けて保存している

資料を分けて保存していると、どこに保存したのかわからなくなります。

Excelなのか、Wordなのか、アナログのノートなのかブックマークなのかわからない。

捜すのがとても時間のロスになります。

一括するインデックスがない

どこに保存したのかインデックスとして、メモをすればいいですが、すでに収拾がつかなくなっているので、まとめてこともできません。

解決策：資料の一元化とインデックスの作成

解決策は、原因がわかってるので、それを一つずつ対処していきます。

（１）前提：カテゴリー分けをしない

大前提として、カテゴリー分けはしません。

カテゴリー分けし始めたのか、間違いだった。。

検索しやすくするためのファイル名にタグは、つけますが、カテゴリー分けをせずに保存します。

（２）データは同じ場所に一括で保存する

頻繁に使うデータや、明らかに固定されたカテゴリーのデータを除き、同じ場所に保存します。

これでフォルダ整理もしなくよくなります。

（３）データは日付+タグ付けファイル名を保存する

データは1ファイルごとに「日付＋タグ+ファイル名」で保存します。日付は6桁です。

※筆者の仕事は備忘録的なメモを大量に保存するため、1ファイル1テキストごとの運用です。

この方法は、情報は一冊のノートにまとめなさいの本の方法を参考にしています。

（４）デジタルインデックスを作る

あとは、保存したデータを検索するためのインデックスを作ります。

例えば2025年2月3日に作った料理のレシピのメモを捜す場合はファイル名は

「050203_料理_レシピ_チキンカレー」というファイル名にして、デジタルインデックスに保存します。

後から探すときは、料理やチキンカレーで検索して、該当の日付のファイルを開きます。

タグ付け例

タグ付け例です。明らかに決まったもののみタグ付けをし、該当しない場合は、ファイル名にキーワードを含む様につけて保存します。

下記はタグ付けの例です。

メモ系:日記、手帳、行動
エンタメ系:映画、アニメ、マンガ、音楽
片付け:断捨離、掃除、整頓
リスト系:購入、外出、店

まとめ

データは、カテゴリー分けはせず、一括でデータは保存する。日付けとタグとキーワードを含んだファイル名をつける。

デジタルインデックスを作って検索するというデータ整理方法です。

本来は、アナログノートのための方法ですが、細かいデータをたくさん保存する場合も有効な方法です。

注意点はデジタルインデックスを紛失したら捜せなくなるので、くれぐれもバックアップをしましょう。